Norm Kadro Nedir, Nasıl Belirlenir?
Şirketler faaliyetlerini sürdürebilmek, hedeflerine ulaşabilmek, görevlerini etkin ve verimli bir şekilde yerine getirebilmek için belirli bir çalışan sayısına ihtiyaç duyarlar. İşte, norm kadro çalışmaları da bu çalışan sayısını belirleyen sistematik bir planlama sürecidir. Kısacası norm kadro çalışmalarının amacı; iş gücü planlamasının rasyonelleşmesi, kaynakların etkin kullanılması ve çalışanlar arasında görev dağılımının adil bir şekilde yapılmasını sağlamaktır. Bu kapsamda da organizasyondaki her bir pozisyonun gerektirdiği iş yüküne, iş süreçlerine ve organizasyonun hedeflerine bağlı olarak ideal kadro planlaması yapılır. Aynı zamanda norm kadro belirlenmesi fazla veya eksik istihdamı önleyerek kaynakların en verimli şekilde kullanılmasına da yardımcı olur.
Norm Kadro Belirleme Süreci
- Mevcut Durumun Analiz Edilmesi
Norm kadro belirleme süreci, görev tanımlarının analizi ile başlar. Bu aşamada kurumun mevcut yapısı, iş süreçleri ve çalışan dağılımı incelenir. Tüm bu süreç içerisinde şirketin vizyonu, misyonu ve stratejik hedefleri de göz önünde bulundurulur.
Norm kadro belirlemede en önemli unsurlardan bir diğeri de çalışanların üstlendiği iş yükünün ve yapılan işin performans standartlarının doğru şekilde ölçülmesidir. İş yükü, çalışanın belirlenmiş süre içerisinde yerine getirmesi beklenen görev ve sorumluluklarının toplamıdır. Bu kapsamda işin niteliği, tekrarlanma sıklığı, zorluk derecesi, gerekli uzmanlık düzeyi ve işin yapılması için harcanan zaman gibi oldukça çeşitli faktörler dikkate alınır.
Performans ölçütleri ise iş yükünün ne kadar verimli ve etkin şekilde yerine getirildiğini ortaya koyar. Örneğin; bir muhasebe biriminde aylık olarak kesilen fatura sayısı, bir çağrı merkezinde karşılanan çağrı adedi ya da bir üretim hattında üretilen ürün miktarı somut performans göstergeleri olabilir. Bu veriler çalışan başına düşen iş yükünü objektif biçimde ölçmeye ve fazla ya da eksik kadro ihtiyacını ortaya çıkarmaya yardımcı olur.
- Organizasyon Şeması ve Kadro Tablosu Oluşturulması
Norm kadro belirlemenin bir başka temel adımı ise şirketteki hiyerarşik yapının ve görev dağılımının net biçimde ortaya konulmasıdır. Organizasyon şeması ile kurumdaki departmanların, bölümlerin, birimlerin, pozisyonların ve çalışanlar arasındaki ilişki ağı görsel olarak ortaya çıkarılır. Organizasyon şeması sayesinde hangi birimin kime bağlı olduğu, görev ve yetki dağılımı, raporlama ilişkileri ve koordinasyon mekanizmaları açıkça görülebilir.
Kadro tablosu ise organizasyon şemasının somut bir uzantısıdır. Tablo içerisinde her pozisyonun unvanı, derecesi, kadro sayısı ve görev tanımı yer alır. Bu tablo, norm kadro analizinde “hangi görev için kaç kişilik kadroya ihtiyaç var” sorusuna doğrudan cevap verir. Ayrıca mevcut çalışan sayısı ile ihtiyaç duyulan kadro arasındaki farkın görülmesini de sağlar.
- Norm Kadronun Hesaplanması
Norm kadronun hesaplanmasında kullanılan yöntemler, işin niteliğine, sektörün özelliklerine ve kurumun büyüklüğüne göre farklılık gösterebilir. En sık kullanılan norm kadro hesaplama yönetmelerini şu şekilde sıralayabiliriz:
● İş Analizi ve Zaman Etüdü Yöntemi: İşin yapılması için gerekli adımların ayrıntılı şekilde incelenmesi ve her adım için harcanan sürenin ölçülmesidir. Bu analiz sonucunda “bir çalışanın belirli sürede yapabileceği iş miktarı” ortaya çıkarken bu veriden hareketle gerekli çalışan sayısı hesaplanır.
● İş Yükü Dağılımı Yöntemi: Yapılan işler toplam iş yükü cinsinden ölçülür. Örneğin; bir çağrı merkezinde günlük ortalama çağrı sayısı belirlenir, ardından bir çalışanın bir günde verimli olarak cevaplayabileceği çağrı miktarı hesaplanır. Toplam çağrı sayısı / kişi başı iş kapasitesi formülü ile norm kadro sayısı bulunur.
● Kıyaslama (Benchmarking) Yöntemi: Aynı sektörde faaliyet gösteren benzer kurumların kadro yapıları incelenerek norm kadro belirlenir. Örneğin; aynı büyüklükteki iki hastanenin hemşire kadrosu karşılaştırılarak eksiklikler veya fazlalıklar tespit edilebilir.
● İstatistiksel ve Dijital Yöntemler: Dijitalleşmenin artmasıyla birlikte birçok şirket iş yükünü ve çalışan performansını ölçmek için yazılımlar veya dijital uygulamalar kullanmaktadır. Personel takip sistemleri, iş akış otomasyonları ve veri analizi programları, işgücü ihtiyacını objektif biçimde ortaya konulmasına yardımcı olurlar.
