Örnek Bir Aile Anayasası Nasıl Olmalıdır?

Aile  anayasası, aile değerlerine bağlı misyon  ve stratejik hedeflerden oluşur. Bu hedeflere ulaşmada kendi aralarındaki yapıya dair soruların ve sorunların analizi önemlidir. Bu sorunları teşhisi ve çözümlerini içeren değerlerin yazılı örnekleridir. Yapıda bulunan fikir birliğinden oluşan önerileri geliştirmede oluşan yazılı bir metindir. 

Aile  anayasaları aile şirketlerinin devamlılığını sağlar. Aynı zamanda bünyelerinde oluşan tüm operasyonların  kurumsallaşmasını sağlayan kurallardır. Aile anayasası aile üyeleri tarafından oluşan işletmeyle ilişkisini tanımlar. Bu işletmeye dayalı yazılı ve yazısız temel kurallardır.

Aynı zamanda aile bireyleri içinde işletmelerde kan bağı veya aynı soyadına sahip olarak işletmeye dâhil olurlar. Bu dâhil olmaya hak kazanan kişilerin işletmeyle olan ilişkilerinde rehber niteliğindedir.

1. Aile Anayasası'nın Oluşumu

Aile Şirketlerinin sürdürülebilir bir başarı sağlayabilmeleri için hem ailenin hem de şirketin Kurumsallaşması gerekiyor.

Aile nin Kurumsallaşması için ise Aile Anayasasının hazırlanması ve uygulanması gerekmektedir.

1.1. Aile anayasasının Hedefleri

1.2. Aile Anayasası Temel Değerleri

1.3. Aile Anayasası Yönetim İlişkileri

1.4. Aile Anayasası Genel Çalışma İlkeleri

1.5. Aile Anayasası Görev Ve Sorumlulukları

1.5. Aile Anayasası Yetkileri

1.6. Aile Anayasası Toplantı Ve Karar Nisabı

1.7. Aile Anayasası Büyüme Stratejisi

1.8. Aile Anayasası Çatışma Yönetimi

1.9. İkinci Nesil Yetiştirilmesi, Aile Ve Eğitimi

1.10. Aile Anayasası Yöneticilerin Ortakların Performans Değerlendirilmesi

1.11. Aile Anayasası Ücretlendirme Sistemi

1.12. Aile Anayasası Hisse Tespit Sistemi

1.13. Aile Anayasası Hisse Tespit Ortaklar Hisse Devri Ve Elden Çıkarılması

1.14. Aile Konseyinin Faaliyetleri

1.15. Yönetim Kurulu Faaliyetleri

1.16. İcra kurulu faaliyetleri

1.17. Aile Anayasası Hukuki Çerçevesi

1.18. Yürürlülük

2. Aile Meclisi (Konseyi)

2.1. Aile Meclisi Oluşumu

2.2. Aile Meclisi Toplantı Gündemi Ve Yeter Sayısı

2.3. Aile Meclisi Temel Faaliyetleri Konuları

2.4. Aile Meclisi Organları (Başkan Ve Yürütme İcra Kurulu)

2.5. Aile Meclisi Yürütme (İcra) Kurulunda Toplantı Ve Karar Alma Yöntemi 

3.Ortaklar Kurulu

3.1. Ortaklar Kurulu Oluşumu

3.2. Ortaklar Kurulu Toplantı Gündemi ve Yeter Sayısı

3.3. Ortaklar Kurulu Temel Faaliyet Konuları,

3.4. Ortaklar Kurulunda Toplantı ve Karar Alma Yöntemi,

3.5. Aile Şirket(ler)inin Mülkiyeti

3.6. Şirket Hisselerinin Devri ve Elden Çıkarılması

3.7. Aile Bireylerine Hisse Verilmesi

Örnek Bir Aile Anayasası Nasıl Olmalıdır?

Aile şirketlerinde kurumsallaşmanın sağlanması adına sadece şirket işleyişine ilişkin prensipler ve kuralların belirlenmesi yeterli değildir. Aile içi ilişkilerinde kurumsallaşma sağlanması, aile üyelerinin şirketle arasındaki ilişkiler için de kurumsallaşılması ve doğru çerçevenin çizilmesi gerekir. Aile şirketlerinde kurumsallaşma serüvenleri;

• Ailenin temel değerleri,
• Ailenin yönetimi,
• Vizyon ve misyon,
• Sosyal sorumluluklar,
• Aile üyelerinden şirket ortağı olanların ilişkilerinin düzenlenmesi,
• Hisse devirleri ve satışlara ilişkin hükümler,
• Hissedar olmayı sağlayan koşullar,
• Gelecekteki şirket yöneticilerinin ve aile başkanlarının seçilmesi ve uygun çerçevede yetiştirilmesi,
• Aile üyelerinin şirket içi veya dışında çıkabilecek uyumsuzlukları çözmesi,
• Ailenin yeni yatırımlar yapabilmesi ve yeni işlere girmesine ilişkin kurallar,
• Aile üyelerinin şirket içi istihdamı ve alacakları ücrete ilişkin politikalar,
• Aile servetinin yönetimi,
• Her aile üyesinin öznel durumuna elverişli sair hususların düzenlenmesi,
• Aile anayasası kurallarına aykırı eylemlere verilecek yaptırımların düzenlenmesi amacıyla aile anayasası oluşturulmaktadır.

Aile şirketlerinde, aile üyelerinin gittikçe çoğalması, alt kuşakların şirkete dahil olmasıyla birlikte şirket kuralları yeterlilik sağlayamamakta, aile üyelerinin akrabalık-şirket ilişkilerinin kurumsallaşmasına ihtiyacı olmaktadır. Bu nedenle de aile anayasaları hazırlanarak kurumsal aile şirketinin temel adımları atılmaktadır. Şirket içinde var olan kurumsal işleyişin aile şirket ilişkilerine ve aile geneline sirayet edemediği durumlarda aile içi uyuşmazlıklar oluşabilmekte, bu da şirketin kalıcılığının ve geleceğinin olumsuz etkilenmesine sebebiyet vermektedir.

Aile anayasası oluşturmak için bir işletmeye veyahut bir şirkete sahip olmak da gerekmemektedir. Aile varlıklarının yönetilmesi, aile ilişkilerinin düzenlenmesi ve aileyi daha iyi yerlere taşıyabilmek için gerekli hususları da aile anayasası aracılığıyla düzenleyebilmek söz konusudur.

Aile anayasasını hukuki metin olarak görmekten ziyade aile üyeleri arasında oluşturulan sosyal mutabakat metini olarak görmek gerekir. Bu sebeple anayasa oluşturulurken aile üyelerinin katılımı bulunan çalışma grupları oluşturulmalı, uzun süreli tartışmalarda ve değerlendirmelerde aile üyelerinin fikir beyan ederek aidiyet hissine kavuşmaları sağlanmalıdır. Zira aile üyelerinin hazırlamadığı, yalnızca danışmanlar ve hukukçular tarafından oluşturulan metinlerde aile üyelerinin uygulamalarında yeterli sonuç alınamayacaktır ve hazırlanan anayasalar uzun soluklu ve yaşanabilir olmayacaktır. Örnek bir aile anayasasının; aile üyelerinin ve danışmanların katılımıyla, düşünce alışverişiyle ve mutabakat sağlanarak hazırlanması gerekir.

Aile Anayasası Oluşturulurken İzlenmesi Gereken Adımlar

1. Aile şirketi anayasası hazırlanmasında görevli olan danışmanın, aile üyelerine, şirket ortaklarına eşit mesafede durabilmesi, objektif olabilmesi, anayasa hazırlamakta deneyimli olması, akademik bilgi ve becerisinin bulunması anayasa hazırlanmasında faydalı olacaktır. Anayasa oluşturulurken anayasaya dahil olan aile üyelerinin, anayasa hazırlayacak danışmanın, aile/şirket avukat(lar)ının, anayasa hazırlama ekibinin içinde olması önemlidir.
2. Yönetim kurulu tarafından aile anayasası gerekliliği kabul edilince uygun ekip belirlenmelidir. Bu anayasa hazırlama ekibi, aile üyeleri ile, yöneticiler ile, çalışanlarla görüşmeler yaparak anayasa hazırlanan aile hakkında gerekli bilgileri toplamalıdır. Bu sayede o kurumu özelleştiren, farklı kılan temel değerler, şirketin iş akışı düzeneği, yetki sahipleri ve görev biçimleri, ortak olan kişiler başta olmak üzere bulunan ilişki düzeni ve olası iletişim sorunları belirlenmelidir.
3. Araştırma ve görüşmeler sonucu elde edilen iletişim sorunu ve ilişki ağına ilişkin bilgilerle gelecekte ortaya çıkabilecek sorunları çözmeye dayalı, aile üyelerini karşı karşıya getirmeyecek şekilde metinler hazırlanmalıdır. Şirketteki ortakların ve aile üyelerinin fikirleri alınarak hazırlanan metinlerde mutabakat sağlanmalı, anayasaya uyulmasına ilişkin sorunlar ortadan kaldırılmalıdır. Danışman arabulucu rolüyle tarafsız şekilde aile üyelerini uzlaştırıcı, yakınlaştırıcı olmalıdır.
4. Aile anayasası, şirketin şimdiki yönetim biçimi ve hukuki kurallarını içerir ve bununla birlikte gelecekteki kurallar hakkında da bilgi vericidir. Gelecekte geçerliliğinin bulunabilmesi için de anayasa hazırlanırken bir hukukçu tarafından kontrol esası gerektirir. Her şirketin kuruluşunda hazırlanan ortaklık ve şirket yönetimine ilişkin ana sözleşme vardır ve tüm temel esasları içinde barındırır. Şirket anayasası hazırlanırken bu ana sözleşmenin temel kaynak olarak kullanılması doğrudur.
5. Danışman tarafından tarafların mutabakata vardığı bir aile anayasasının oluşturulması üzerine tüm aile üyeleri, avukatlar, danışman ve anayasa hazırlanmasında görevli olan ekip üyeleri tarafından anayasanın son hali okunur, onaylanması dahilinde herkesçe imzalanarak kabul edilir.

Aile Anayasasının İçermesi Gereken Bölümler

Aile anayasası oluşturulması sırasında anayasanın; şimdiki aile üyelerinin ve aileye ilerleyen zamanlarda katılacak olan  gelecek kuşakların haklarının koruma altına alınması, ailenin ve şirketinin temel hedeflerini içermesi, ailenin ve şirketinin yönetimini ve yönetim ilişkilerine dair bilgiler içermesi, aile üyelerinin ve şirkette çalışan kişilerin tüm sorumluluk ve görevlerinin belirlenmesi ve bu bilinçte çalışılması için sorumlu olacak kişilerin belirlenmesi gibi maddeler içermesi gerekir.

Hazırlanacak olan aile anayasasının kısa vadede değil uzun vadede işe yarar olması, ailenin itibarını, aile üyelerinin itibarını koruması ve şirketin kalkınmasını sağlayabilmesi gerekir. Aile şirket arasında kurulacak dengenin iyi ayarlanması, aile üyelerinin şirket içindeki ilişkilerinin şirket prensiplerine uygun olması önemlidir.

Aile için hazırlanacak anayasanın en az 4 bölümden oluşması ve bu bölümlerin;

• Genel Hükümler: Anayasanın gerekçeleri, anayasanın amaçları, ailenin vizyon ve misyonu, aile değerleri, aile içindeki ilişkiler...
• Çalışma İlkeleri: Aile üyelerinden veya aile dışından şirket içinde çalışan ve yönetici konumunda olan kişilerin görev ve sorumlulukları, aile üyelerinin uyması gereken kurallar, ailenin temel prensipleri...
• İdari Yapılanma: Aile üyeleri ve aile konseyi mensuplarının, aile toplantılarında yer alma zorunlulukları, konseyin görevleri ve çalışma prensipleri, aile içinde verilecek hükümlerin sorumluluğunun bulunduğu kişilerin belirlenmesi...
• Mülkiyet: Aile mal ve mülklerinin, şirket mülklerinin, şirket mülkiyetinin ve şirket bünyesinde yer alan yapıların kullanımı, yapılacak hisse devir ve satışları, değişimlere ilişkin düzenlemeler...

hakkında bilgiler içermesi gerekir. Bu bölümler aile yapısı, ailenin istek ve ihtiyaçlarına göre artabilir, şekil değiştirebilir veya yeni düzenlemeler yapılabilir. 

Aile Anayasasının Gerekliliği

Aile anayasaları, aile üyelerinden birinin/ birkaçının veya hepsinin aile prensiplerine aykırı davranmasını önlemekte, ailenin çizdiği kurallar çerçevesinde hareket edilmesini sağlamakta ve olası aykırı davranışlar karşısında uygulanacak hükümler hakkında bilgi vermektedir. Anayasada belirtilen hükümlere uygun hareket etmeyen kişilere ortak aleyhte cezai işlem talep hakkı doğabilir veya tazminat istemi olabilir.

1. Aile anayasası aracılığıyla aile vizyon ve misyonu belirlenerek ailenin ve şirketin kökleşmesi, sağlam temellerle geleceğe katkı sağlaması, büyümesi sağlanabilir.
2. Maddelerle oluşturulan tabanın sağlam olması, aile üyeleri arasında oluşacak anlaşmazlıkların büyük sorunlar yaratmadan çözülmesine imkan sağlamaktadır.
3. Ailede söz hakkı bulunan ve aile üyesi olan kişilerin gerekli sözleşmelerde fikir beyan edebilmesi, aile için alınacak kararların mutabakat sağlanarak alınması yolunca önemli bir adımdır.
4. Aykırı hareketlere karşı oluşturulan yaptırımlar, üyelik değerlendirme maddeleri de atılacak adımların düşünülerek atılmasına ve daha az sorunla karşılaşılmasına yardımcı olacaktır.

Aile anayasası hazırlama danışmanlığı almak istiyorsanız ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.