İstanbul Dünya Ticaret Merkezi A2 Blok Kat:3 No: 160 Yeşilköy İstanbul
Bize Ulaşın

İşletmelerin kendine özgü bir çalışma stili ve prosedürü vardır. Bu stil ve prosedür için işleyişi belirleyen kurallar demek de doğru olacaktır. İşletme sahipleri, yöneticiler ve yönetici asistanları gibi kadroca belirlenen bu hususlar, kanun ve nizamlara da uygun olmalıdır. İşletmede ortaya çıkan negatif ve pozitif çalışma skalasının ise, paylaşılması ve fikir alışverişine gidilmesi gerekir. 

İşleyiş, kâr, zarar, personel çalışma programı, alım, satım ve faaliyetler hakkında yapılabilecek fikir alışverişi, karar verme, yetki verme, araştırma geliştirme faaliyetleri ve pazarlama gibi konularda toplantı yapılmasını gerektirir. Bu toplantı için ise, bir yönetici toplantının içeriğine karar vererek tüm birimlere toplantı gün ve saatini bildirmelidir.

İşletmelerde Toplantı Yapılmasının Önemi

Her işletmenin çalışma alanı olan bir sektör vardır. Çalışma ve işleyiş bu sektöre özgü ve geliştirme içeriklidir. Bir işletmenin geleceğe yönelik planlarının konuşulması yapılacak olan toplantının niteliğine bağlıdır. Bu nedenle rutin aralıklarla toplantı yapılması şarttır. Toplantının geçerli ve etkili olması için öncelikle disiplinin sağlanması ve bu anlamda fikir alınacak her bireye fikrini beyan etmesi için eşit süre verilmesi gereklidir. 

Bu süre zarfında kişiler konuya yönelik olan düşünce ve ilerleyişe dair bilgi sunacak, negatif ve pozitif olarak durum değerlendirmesi yapacaktır. Bir işletmenin toplantı yapması, bir varlık uğruna çalışma çabasıdır. Toplantı yapmak gelecek hedefine ulaşmak için hangi sorumlulukların alınmasına yönelik karar vermektir. 

İşletmelerde Toplantı Düzeni

İşletmeler faaliyet konularına özel olan bir amaç içindedir. Bu anlamda gizli ve yalnızca personellerine özel olan görüşlere ihtiyaç duyarlar. Toplantı sonucunda ortaya çıkan kararın, olumlu bir sonuca götürmesi toplantının artısını gösterir.

Bu nedenle herkesin görüşünün alınması şarttır. İşleyiş, çalışma şekli, bir sorunun çözülmesi gibi konularda yapılan toplantılar, sadece konunun departmanıyla ilgili olan personel arasında da yapılabileceği gibi, konuyla dolaylı yoldan teması bulunan kişilerle de yapılabilecektir. 

Bu durum toplantı da en kaliteli karara ulaşılmasını sağlar. İyi bir toplantı, kararında yenilikler çıkan toplantıdır. Gelişme yaşanacak bir durumu ortaya çıkarmak için toplantıdan alınacak olan görüşler son derece önemlidir. Bu nedenle toplantıya katılacak olan kişilerin toplantı üzerindeki etkileri büyüktür.

Toplantıda Alınacak Olan Kararların Evrenselliği

İşletmelerde yapılan her toplantı aynı anlamı taşımaz. Çünkü her işletmede çok kapsamlı konular bulunduğu gibi, daha rahat karar verilecek konular vardır. Bu toplantılar şayet işletmenin kaderini ve gidişatını belirleyen toplantılar olduğunda daha net, kaliteli ve güncel görüşler sunulması gerekecektir.

Toplantı yönetimi hedefleri belirlemeli ve sonucunda muallâkta kalınmamalıdır. Alınan kararlar net ve gelişime yönelik olmalıdır. Toplantının içeriğinde sorun çözücü içerikler bulunmalı ve toplantıda alınan kararların uygulanması sonucunda, sorunun çözümü olacağı kişileri inandırmalıdır. 

Toplantı Yaratıcı Olmalıdır

İşletmelerin faaliyetlerinin devam etmeni sağlayan en önemli olgu, yenilikçi ve yaratıcı olmasıdır. Toplantıdan çıkacak olan kararlar, işletme için önemli olacak detaylar barındırmalıdır. İyi bir toplantı yöneticisi bu ayrıntıları tam anlamıyla planlamalı ve sonuç planını da toplantıda alınan kararlara özel belirlemelidir.

Toplantı sonrasında ortaya çıkan kararın, işletmeye olan katkılarını hesap etmeli ve bu işi bir düzen içinde yapmalıdır.

İşletmelerde Toplantı Yönetimi

İş hayatının yönlenmesindeki en önemli noktalarından biri de toplantılardır. Toplantılar bir firmanın bel kemiği olabilir. Yanlış yönetilen bir toplantı kişileri, kişiler ise firmayı etkileyebilir. Toplantıların verimini arttırmak için doğru planlamaya ihtiyaç vardır. Doğru planlamalarla birlikte yapılan toplantının daha hızlı sonuçlanması ve gelişime katkı sağlaması kaçınılmazdır. Toplantı sırasında uygulanması gereken metotların uygulandığı doğru adımlar ile verimli bir toplantı geçirilir. Ortak Akıl Danışmanlık firması olarak sizlere toplantı yönetimi konusunda hizmet vermekteyiz. 

Toplantı Yönetimi Nasıl Sağlanır?

Toplantılar süreçleri bakımından bakıldığında 3 aşamada incelenmektedir. Bu aşamalar sırasıyla toplantı öncesi, toplantı sırası ve toplantı sonrasıdır. Toplantı yönetiminin en etkin şekilde sağlanması için ilk aşamada yani toplantı öncesinde güzel bir hazırlık yapılması gerekir. 

Başlamak bitirmenin yarısıdır sözünden yola çıkarak toplantı öncesi hazırlığın tüm her şeyi etkilediğini unutmamak gerekmektedir. Hazırlık süreci yeteri kadar iyi tasarlanmış ise toplantı güzel geçmesi muhtemeldir. Toplantı öncesi hazırlık aşamasının güzel hazırlanması için dikkat edilmesi gerekenler sırasıyla şu şekildedir;

  1. Toplantının amacının, ne için yapıldığının tam anlamıyla bilinmesi gerekir.
  2. Toplantı sırasında gündeme getirilecek olan konular tam olarak belirlenmeli. Toplantı notları yani başlıklar ve alt başlıklar hiyerarşik bir düzende hazırlanmalı ve çalışılıp konuya hakim olunması gerekir.
  3. Toplantıların verimli geçmesi için son ve önemli basamaklardan birisi ise zamandır. Toplantı başlamadan önce başlama saati ve bitiş saati belirlenmelidir. Katılımcılar bunun bilincinde olarak katılmalıdır.

Toplantı öncesi hazırlık süreci bu işlem basamakları ile takip edilip, hazırlandıktan sonraki en önemli basamak ise toplantı sırasındaki sunum, yönetim ve iletişimdir. Etkili toplantı yönetiminde en önemli detay katılımcıların, konuşmacı ile fikir alışverişinde bulunabileceği ve yorum yapabileceği bir ortam yaratmaktır. Aksi halde katılımcılar tarafından sıkıcı ve zaman kaybı bir toplantı olarak görülmesi muhtemeldir. Bununla beraber konuşmacıda yer yer katılımcılara soru sorarak, dikkatlerini üzerinde toplamayı sağlayabilir.

Bu yöntem haricinde toplantı esnasında cevapların ve konunun sapmaması için tüm her şeyi kontrol altında tutmak gerekir. Katılımcıların ilgisinin artması için ise toplantı ofis yerinde başka bir ortamda yapılabilir. Mekan değişikliği ile katılımcılar daha enerjik olacaktır.

Bu süreçte başarıyla tamamlandığına göre sırada toplantı sonrası süreç kalıyor. Toplantı esnasında yapılan sunum dosyaları ve alınan kararların açıkça belirli olduğu notlar isteyen katılımcılar ile paylaşılmalıdır. Verilen yeni görevler ve sorumluluklar ise hafta hafta gözlemlenerek kişilerin analiz edilmesi gerekmektedir.

WhatsApp
İletişim